Profesionalų, kurie įrašų failų abėcėlę ar skaičius, arba pagal klausimą ar kitos sistemos. Funkcijos:

• skaito atvežamos medžiagos ir rūšiuoja pagal į failų sistemą.
• Vietos kortelės, formas, mikrofišų ir kitą medžiagą, saugojimo surinktuvas, pvz., kabinetinio failo, stalčių arba langelį.
• Randa ir šalina failus paprašius.
• Registruoja medžiagos, paimtos, antspaudų medžiaga, gauta, trūkstamų failų, žymių ir tipų indeksavimo informacijos aplankuose.
• Gali patikrinti, ar medžiaga turi būti pateiktos tikslumą.
• Gali įvesti informaciją apie įrašus.
• Gali nagrinėti mikrofilmus ir mikrofišų už įskaityti, naudojant mikrofilmus ir mikrofišų žiūrovų.
• Gali naudoti skirtingas spalvas medžiaga turi būti pateiktos sumažinti padavimo klaidų.
• Gali būti paskirti pagal su objektu, pateiktas, pavyzdžiui, adresas keisti sekretorius; arba pagal paduotas, pvz., failo sekretorius, susirašinėjimo medžiagos.